Déclaration de protection des données

Version du 6 octobre 2025 / Version 2.1

Chère cliente, cher client

La protection de vos données personnelles (ci-après « données personnelles ») est importante pour Swissdox AG (ci-après « Swissdox », « nous » ou « notre »). Dans la présente déclaration de protection des données, nous vous expliquons quelles données personnelles Swissdox collecte par le biais du site Internet www.swissdox.ch, www.essentials.swissdox.ch et www.pro.swissdox.ch (ci-après « le site Internet ») ou d’une autre manière, dans quel but elles sont traitées, à qui elles sont éventuellement transmises, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits en relation avec l’utilisation de vos données personnelles. Les données personnelles sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Il s’agit par exemple de votre nom et prénom, adresse postale, adresse e-mail, date de naissance, numéro de téléphone et autres données similaires. Le traitement comprend toute manipulation de vos données personnelles. Cela signifie entre autres la collecte, l’anonymisation, l’enregistrement, la gestion, l’utilisation, la transmission, la communication ou la suppression de vos données personnelles.

Swissdox traite les données personnelles en conformité avec les lois et règlements applicables en Suisse et – si et dans la mesure où ils sont applicables dans un cas particulier – dans l’Union européenne (sur la base du règlement général sur la protection des données de l’UE, RGPD) et assure l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos données. La présente déclaration de confidentialité s’applique dans la mesure où les activités de traitement ne sont pas soumises à d’autres déclarations de confidentialité ou ne sont pas prévues par la législation en vigueur. Veuillez lire attentivement la présente déclaration de confidentialité. En utilisant ce site web et notre application, vous acceptez la présente déclaration de confidentialité. Veuillez noter que Swissdox adapte de temps à autre la présente déclaration de protection des données. Veuillez la relire à intervalles réguliers. Vous trouverez la date de mise à jour respective au début de cette déclaration de protection des données.

Table des matières

1. Qui est responsable de vos données personnelles et de vos coordonnées ?

DLe responsable du traitement des données personnelles conformément à la présente déclaration de protection des données est :
Swissdox AG, Badenerstrasse 678, 8048 Zurich, téléphone : +41 43 288 30 80, e-mail : contactATswissdox.ch

Swissdox, en tant que responsable de la protection des données, détermine si les données personnelles sont traitées, à quelles fins et comment. Swissdox AG est une société anonyme qui a été fondée en 2002 en tant que filiale à 100% de SMD Schweizer Mediendatenbank AG. Sa mission consiste à exploiter une banque de données médias en ligne, à gérer des archives médias et à répertorier les contenus pour la recherche. Du point de vue du contenu, Swissdox vise une couverture aussi large que possible du paysage médiatique suisse, un accès rapide et une utilisation conviviale. Les services de Swissdox sont mis à disposition dans le domaine scolaire et de l’enseignement à partir du niveau secondaire II, dans le domaine de la recherche dans les universités et les hautes écoles, et dans le domaine commercial pour les entreprises et les personnes privées intéressées. Si vous avez des questions ou des doutes concernant cette déclaration de protection des données ou le traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter par e-mail à contactATswissdox.ch. Vous pouvez également nous écrire à l’adresse suivante : Swissdox AG, Protection des données, Badenerstrasse 678, 8048 Zürich.

2. Quelles sont les données personnelles traitées par Swissdox et à quelles fins ?

Nous collectons les données personnelles suivantes via notre site web ou d’une autre manière :

2.1 Informations transmises automatiquement par l'utilisation du site web

Swissdox collecte et enregistre les données personnelles que votre navigateur nous transmet automatiquement dans des « fichiers log du serveur » lorsque vous visitez notre site web. Ces fichiers peuvent contenir les données personnelles suivantes :
  • type et version du navigateur ;
  • systèmes d’exploitation utilisés ;
  • URL de référence (le site web précédemment visité) ;
  • nom d’hôte de l’ordinateur qui accède au site ;
  • date et heure de la demande du serveur ;
  • adresse de protocole Internet (adresse IP) ;
  • quantité de données transmises ;
  • autres données personnelles similaires et informations servant à la prévention des risques en cas d’attaques sur nos systèmes informatiques.
Ces données personnelles ne sont pas recoupées avec des données personnelles provenant d’autres sources. Elles sont enregistrées chez nous pour une courte durée jusqu’à ce qu’elles soient automatiquement effacées après une durée de trois jours. Nous traiterons ces données personnelles pour l’exploitation et la gestion sûres de notre site web ou pour les objectifs légitimes qui découlent des circonstances. Il peut s’agir des objectifs suivants :
  • pour établir une connexion avec notre serveur ;
  • pour assurer la stabilité et la sécurité ininterrompue du système ;
  • pour la protection et la sécurité de nos systèmes, et
  • à des fins statistiques en cas d’attaque de l’infrastructure réseau sur laquelle le site web est mis à disposition.

Le traitement des données s’effectue sur la base de nos intérêts légitimes aux fins mentionnées pour le fonctionnement et la gestion corrects et sûrs de notre site web (art. 6, al. 1, let. f, RGPD) ainsi que de votre consentement à utiliser notre site web (art. 6, al. 1, let. a, RGPD).

2.2 Données personnelles collectées par le biais de communications avec nous

Nous collectons les données personnelles que vous nous communiquez par le biais du site web ou en nous envoyant un message à notre adresse de contact, par exemple par e-mail, lettre, téléphone ou tout autre moyen de communication. Il peut s’agir des données personnelles suivantes :
  • nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre employeur, votre fonction, adresse IP, autres informations vous concernant ;
  • votre communication ou votre demande.

La communication de ces données personnelles est toujours volontaire, sur la base de votre consentement ou dans le cadre d’une éventuelle future relation contractuelle avec nous. Veuillez noter que sans la mise à disposition des données personnelles nécessaires, nous ne pouvons pas vous conseiller, ou du moins pas dans la qualité souhaitée et nécessaire. 

Nous utiliserons les données personnelles que vous nous avez fournies pour traiter et répondre à votre demande, ou pour les traiter à des fins légitimes qui découlent des circonstances. Il peut s’agir des finalités suivantes :
  • pour répondre au mieux à vos questions ou à vos demandes concernant nos services, vous poser des questions et vous fournir des informations supplémentaires en rapport avec nos services et adaptées à votre demande ou à vos intérêts ;
  • pour communiquer avec vous (par exemple, au sujet de nos services) et vous fournir les meilleures informations possibles dont vous avez besoin de notre part avant, pendant ou après la résiliation d’un contrat ;
  • pour respecter les exigences légales ou autres exigences réglementaires et les règles internes ;
  • pour établir, exercer et/ou défendre des droits légaux réels ou potentiels, des enquêtes ou des procédures similaires ;
  • à d’autres fins légitimes, si ce traitement découle des circonstances ou était indiqué au moment de la collecte.

2.3 Enregistrement, connexion et utilisation de la base de données médias en ligne Swissdox

Si notre produit Swissdox essentials est utilisé, c’est-à-dire dans le domaine de l’école et de l’enseignement à partir du niveau secondaire II ainsi que dans le domaine de la recherche dans les universités et les hautes écoles, il est possible d’accéder à la base de données média en ligne Swissdox de manière anonyme sur place, sans login explicite, via des plages IP enregistrées. Alternativement, l’accès peut se faire, sur demande, par une procédure de signature unique d’edulog, Switch (edu-id), digithek.ch ou une procédure d’accès individuelle par proxy. Dans ces cas, les données personnelles suivantes sont transmises : Nom, prénom, e-mail, appartenance à une organisation, indicateur technique. Lors de la création du compte d’utilisateur, le nom, le prénom et l’e-mail sont automatiquement écrasés par l’indicateur technique après réception et enregistrés de manière anonyme si l’organisation accédante le prévoit ainsi. Un compte d’utilisateur personnel est créé pour les produits Swissdox pro et Swissdox academy. Le compte d’utilisateur peut comprendre les données personnelles suivantes : Nom d’utilisateur, organisation (= affectation à une unité organisationnelle interne définie par votre administration Swissdox), rôle (= utilisateur, administrateur, super administrateur), e-mail, prénom, nom, langue (= langue par défaut pour l’interface utilisateur), date d’expiration du compte utilisateur si elle est déjà connue. Une fois votre compte d’utilisateur personnel ouvert, vous devez vous connecter à la base de données média en ligne de Swissdox. Pour cela, nous avons besoin de vos données d’accès, ce qui peut comprendre les données personnelles suivantes : Nom d’utilisateur, mot de passe.

La communication de ces données personnelles est toujours volontaire, sur la base de votre consentement ou d’un contrat, pour l’exécution des prestations que vous avez demandées. Veuillez noter que sans la fourniture de ces informations, le service demandé, pour lequel les informations sont nécessaires, ne peut pas être fourni ou ne
peut pas être fourni avec la qualité souhaitée.

Nous utiliserons les informations recueillies auprès de vous afin de fournir au mieux les services que vous avez demandés, ce qui peut inclure les objectifs suivants :
  • pour gérer vos données d’identification et d’adresse ;
  • pour accorder l’accès et utiliser la base de données média en ligne ;
  • pour communiquer avec vous (par ex. au sujet de nos services) et vous fournir les meilleures informations possibles dont vous avez besoin de notre part avant, pendant ou après la résiliation d’un contrat ;
  • pour traiter le paiement de nos services, par exemple pour un abonnement résolu ou pour notre activité de conseil ;
  • pour le traitement et la gestion de la newsletter à laquelle vous avez droit ;
  • à des fins statistiques et analytiques pour le développement de nouveaux produits et services et/ou l’amélioration des produits et services existants ;
  • pour établir votre historique d’achat afin que vous puissiez consulter à tout moment les articles que vous avez achetés ;
  • pour respecter les exigences légales ou autres exigences réglementaires et les règles internes ;
  • pour établir, exercer et/ou défendre des droits légaux réels ou potentiels, des enquêtes ou des procédures similaires ;
  • à d’autres fins légitimes, si ce traitement découle des circonstances ou était indiqué au moment de la collecte.

Ces finalités constituent la base juridique de nos intérêts légitimes (article 6, al. 1, let. f) du RGPD), afin de vous offrir un service optimal ou pour l’établissement et l’exécution d’un contrat avec vous ou vos éditeurs ou associations partenaires (article 6, al. 1, let. b) du RGPD).

2.4 Facturation selon l'utilisation de la base de données médias en ligne de Swissdox

Swissdox connaît différents types de facturation selon l’abonnement choisi. Ceux-ci sont limités dans le temps et comprennent un nombre variable de visualisations incluses.
  • pour le produit Swissdox essentials, les données techniques du journal sont agrégées de manière anonyme, exclusivement à des fins statistiques, et mises à la disposition des partenaires contractuels. Elles ne contiennent pas de données personnelles.
  • pour les produits Swissdox academy et Swissdox pro, nous collectons dans ce contexte des données techniques du journal que nous agrégeons et d’autres données personnelles que nous utilisons comme base pour la facturation, ce qui peut comprendre les données personnelles suivantes :
    • données techniques du journal : propriétaire de la source, unité organisationnelle qui se procure une source, prénoms, noms, nom d’utilisateur, nom de la source, date d’accès, format de la source, type de requête ou d’accès, nombre d’accès.
    • autres données personnelles : prénoms et noms de la personne de contact, adresse, e-mail, numéro de téléphone, langue, appartenance à une organisation ou à une association.


Nous utiliserons les informations recueillies auprès de vous afin de fournir au mieux les services que vous avez demandés, ce qui peut inclure les objectifs suivants :
  • pour la répartition des coûts et la facturation ;
  • pour le traitement des paiements et l’application ;
  • à des fins statistiques et analytiques pour le développement de nouveaux produits et services et/ou l’amélioration des produits et services existants ;
  • pour établir votre historique d’achat afin que vous puissiez consulter à tout moment les articles que vous avez achetés ;
  • pour respecter les exigences légales ou autres exigences réglementaires et les règles internes ;
  • pour établir, exercer et/ou défendre des droits légaux réels ou potentiels, des enquêtes ou des procédures similaires ;
  • à d’autres fins légitimes, si ce traitement découle des circonstances ou était indiqué au moment de la collecte.

Ces finalités constituent la base juridique de nos intérêts légitimes (article 6, al. 1, let. f) du RGPD), afin de vous offrir un service optimal ou pour l’établissement et l’exécution d’un contrat avec nos éditeurs et associations partenaires (article 6, al. 1, let. b) du RGPD), qui vous permettent d’utiliser notre base de données multimédia en ligne.

2.5 Newsletter et autres communications par e-mail à des fins publicitaires

Les utilisateurs du produit Swissdox essentials ne reçoivent pas de newsletter ni de communication par e-mail de notre part à des fins publicitaires. En tant qu’utilisateur de Swissdox academy ou pro, vous avez droit à notre newsletter d’information contenant diverses informations sur différents thèmes (p. ex. trucs et astuces, nouvelles fonctionnalités) qui pourraient vous intéresser. Vous êtes automatiquement inscrit pour recevoir la newsletter. Pour l’envoi de la newsletter, nous utilisons les données personnelles suivantes vous concernant : nom, prénom et adresse e-mail.

Pour l’envoi de nos newsletters, les données personnelles nécessaires à cet effet sont saisies dans le plugin bexio Swiss Newsletter de mailXpert GmbH, Schulstrasse 37, 8050 Zurich, Suisse. En outre, l’outil de newsletter Swiss Newsletter utilise des pixel tags pour fournir d’autres informations à des fins statistiques (par exemple, si et quand la newsletter a été ouverte).

Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement de votre adresse e-mail dans la newsletter concernée en cliquant sur le lien de désabonnement à la fin de la newsletter ou en nous contactant directement par e-mail à contactATswissdox.ch. Nous enregistrerons votre demande en conséquence. De même, nous vous prions de nous contacter par e-mail à contactATswissdox.ch si vous souhaitez recevoir notre newsletter et que vous ne l’avez pas encore reçue à ce jour.

2.6 Cookies

Nos sites web utilisent des cookies afin d’améliorer l’utilisation des pages et de pouvoir fournir les meilleurs services possibles aux utilisateurs. Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés de manière permanente ou temporaire sur votre ordinateur lorsque vous visitez nos sites Web. Vous pouvez à tout moment désactiver tout ou partie des cookies dans les paramètres de votre navigateur. Si les cookies sont désactivés, il est possible que vous ne puissiez plus utiliser toutes les fonctionnalités de nos sites web.
  • Sur www.pro.swissdox.ch et www.essentials.swissdox.ch, nous n’utilisons pas de cookies publicitaires, de cookies de suivi ni de cookies tiers, mais uniquement les cookies techniquement nécessaires pour permettre l’utilisation du site.
  • Sur le site web de notre entreprise www.swissdox.ch, nous utilisons des cookies techniquement nécessaires, des cookies statistiques et des cookies pour l’intégration de contenus externes. Dans les paramètres des cookies sur www.swissdox.ch, vous pouvez en savoir plus sur les cookies utilisés et, si nécessaire, refuser le stockage des cookies non essentiels.

2.7 Données personnelles que nous collectons auprès des employés de partenaires commerciaux, d'autorités ou d'autres organisations

Nous collectons et traitons des données personnelles vous concernant lorsque vous agissez en tant qu’employer d’un partenaire commercial, d’une autorité, d’une institution ou d’une autre organisation (ci-après « employé d’une organisation ») par e-mail, par téléphone, par courrier, ou de toute autre manière en rapport avec l’exécution
d’un contrat avec l’organisation, avec un client ou pour remplir des obligations légales. Il peut s’agir des données personnelles suivantes :
  • données commerciales personnelles vous concernant : nom, prénom, employeur, poste, adresse professionnelle, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse IP, photo, autres données personnelles vous concernant en tant que collaborateur de l’organisation ;
  • la communication et la correspondance avec le collaborateur de l’organisation.

Nous avons besoin de ces données personnelles pour l’établissement et l’exécution corrects d’une relation contractuelle ou pour l’exécution d’obligations et de droits légaux. Sans ces données personnelles, nous ne sommes généralement pas en mesure de fournir nos obligations contractuelles et légales avec la qualité souhaitée ou de respecter nos obligations ou de faire valoir nos droits. Nous utilisons les données personnelles collectées par l’employer de l’organisation pour nous acquitter de nos obligations et services contractuels ainsi que de nos obligations légales, ce qui peut inclure les objectifs suivants :
  • pour remplir nos obligations contractuelles envers les organisations, les clients et les consommateurs ;
  • à des fins de communication ;
  • pour permettre aux organisations d’accomplir leurs tâches ;
  • pour se conformer aux obligations légales ou autres obligations réglementaires et aux règles internes ;
  • pour établir, exercer et/ou défendre des droits légaux réels ou potentiels, des enquêtes ou des procédures similaires ;
  • pour d’autres finalités légitimes, si ce traitement résulte des circonstances ou a été indiqué au moment de la collecte.

2.8 Données personnelles que nous collectons dans le cadre d'une candidature

Nous collectons et générons les données personnelles que vous nous communiquez activement et volontairement, avec votre consentement et/ou avant la conclusion éventuelle d’un contrat de travail avec nous, en nous envoyant votre dossier de candidature via notre adresse e-mail de contact, par téléphone ou d’une autre manière. Il peut s’agir des données personnelles suivantes :
  • données personnelles que vous nous fournissez dans le cadre de la procédure de candidature, telles que civilité, nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, état civil, photo, langue, CV, qualifications, certificats de travail, diplômes, formations, formations continues, expériences, vos compétences et aptitudes, autres informations vous concernant ;
  • données personnelles que nous avons collectées au cours de notre processus d’entretien et d’évaluation ;
  • données personnelles professionnelles accessibles au public vous concernant et publiées sur des réseaux sociaux professionnels et liés à l’emploi (« par ex. LinkedIn ou XING »).

Nous traitons ces données personnelles aux fins suivantes :

  • pour traiter votre candidature ;
  • pour évaluer les qualifications et l’expérience personnelle ;
  • pour vous fournir des informations sur votre candidature et pour rendre votre candidature aussi utile et efficace que possible ;
  • pour contacter les références de tiers que vous avez indiquées afin d’évaluer vos performances passées, si vous y consentez.

Une fois le processus de sélection des candidats terminé, vos données de candidature vous seront renvoyées dans un délai de trois mois ou seront supprimées si vous n’avez pas été retenu(e) lors du processus de sélection des candidats.

3. Sur quelle base juridique traitons-nous des données personnelles vous concernant ?

Le traitement de vos données personnelles peut se fonder sur les bases juridiques suivantes :
  • votre consentement, uniquement s’il peut être révoqué à tout moment (p. ex. appels aux dons) (art. 6, al. 1, let. a) du RGPD) ;
  • pour l’exécution d’un contrat avec vous ou pour l’intention de conclure un contrat avec vous (par exemple dans le cadre d’une demande ou de l’utilisation de la base de données média en ligne Swissdox) (art. 6, al. 1, let. b) du RGPD) ;
  • pour satisfaire à une obligation légale (par ex. pour des raisons fiscales ou à des fins d’enquêtes ou de procédures judiciaires) (art. 6, al. 1, let. c) du RGPD) ; ou
  • aux fins de nos intérêts légitimes, par exemple pour maintenir et améliorer notre gestion commerciale interne, notre organisation, nos opérations, la protection des systèmes et des locaux, la prévention de la fraude et d’autres infractions, pour garantir un service efficace, efficient, sûr et harmonisé, pour respecter les exigences légales ou autres exigences réglementaires et les règles internes, ainsi que pour établir, exercer et/ou défendre des droits légaux réels ou potentiels, des enquêtes ou des procédures similaires (art. 6, al. 1, let. f) du RGPD).
Si le traitement est fondé sur votre consentement ou sur nos intérêts légitimes, vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer à ce traitement à tout moment en nous contactant directement par e-mail à l’adresse contactATswissdox.ch. Veuillez toutefois noter que le retrait de votre consentement n’affecte pas la légitimité du traitement effectué avant votre retrait.

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que seul notre personnel autorisé, disposant des connaissances nécessaires, a accès à vos données personnelles afin d’atteindre les objectifs pour lesquels vos données personnelles ont été collectées. Nous pouvons transmettre vos données personnelles aux catégories de destinataires possibles suivantes, conformément aux finalités et aux bases juridiques du traitement décrites ci-dessus :
  • prestataires de services qui traitent les données personnelles pour notre compte et sur nos instructions (appelés sous-traitants, tels que les fournisseurs de services informatiques dans le domaine de la communication, de l’hébergement et du support (par ex. notre application Swissdox, qui est hébergée et gérée par Phoenix Technologies AG et ses filiales, à Pfäffikon, Suisse), comptables (par ex. en utilisant le logiciel de comptabilité Bexio AG pour la répartition des coûts et la facturation, à Rapperswil, Suisse) et les agences ou autres organisations impliquées dans la réalisation ou l’organisation d’événements et de séminaires) ;
  • nos partenaires d’édition et les associations d’éditeurs ;
  • nos fournisseurs, compagnies d’assurance, banques et autres institutions financières ;
  • nos partenaires commerciaux et auxiliaires (p. ex. avocats, conseillers et autres spécialistes) ;
  • autres entreprises du groupe (p. ex. SMD Schweizer Mediendatenbank AG, Suisse) ;
  • les acquéreurs ou les parties intéressées par l’acquisition d’unités commerciales, d’entreprises ou d’autres parties du groupe ;
  • les autorités administratives, les tribunaux et autres autorités compétentes ;
  • d’autres parties à des procédures judiciaires potentielles ou réelles ;

Nous sélectionnons nos partenaires et sous-traitants avec soin et uniquement si nous avons des garanties raisonnables qu’ils disposent de mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux exigences légales. En outre, nous nous assurons par contrat que nos sous-traitants traitent vos données personnelles uniquement de la manière dont nous sommes autorisés à le faire. En outre, nos sous-traitants ne peuvent traiter les données personnelles que sur instruction documentée de notre part. Ils sont tous soumis à des exigences de confidentialité et ne peuvent utiliser vos données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel vos données personnelles ont été collectées ou si la loi l’exige.

5. Transmission de données personnelles à l'étranger

Les données personnelles que nous collectons sont traitées et stockées par nos soins en Suisse. Si cela est nécessaire contractuellement ou légalement, ou si vous le souhaitez, nous pouvons également transmettre, enregistrer et traiter vos données personnelles dans des lieux situés en dehors de la Suisse, par exemple dans des pays où se trouvent nos partenaires commerciaux, des auxiliaires, des autorités et d’autres services. Les transferts de données vers des pays de l’Espace économique européen (EEE) sont considérés comme sûrs, car ils disposent d’un niveau de protection des données adéquat. Si des données personnelles sont transmises à des pays qui ne garantissent pas un niveau de protection des données adéquat (comme les États-Unis), nous veillons à une protection des données adéquate en prenant des garanties appropriées, telles que des garanties contractuelles (par ex. sur la base de clauses standard de l’UE), ou le transfert de données personnelles a lieu sur la base de votre consentement explicite (par ex. réunions et conférences vidéo), en relation avec la
conclusion ou l’exécution d’un contrat avec vous ou en relation avec la constatation, l’exercice ou la mise en œuvre de droits juridiques.

Les dispositions contractuelles permettent de compenser partiellement la protection légale plus faible ou manquante, mais elles ne permettent pas d’éliminer tous les risques (p. ex. accès gouvernemental à l’étranger, voir paragraphe suivant). Vous pouvez demander de plus amples informations sur nos mesures de sécurité appropriées en nous contactant par e-mail à l’adresse contactATswissdox.ch.

Par souci d’exhaustivité, nous attirons votre attention sur le fait que, du point de vue de la Suisse, les États-Unis ne disposent pas d’un niveau de protection des données suffisant. Ainsi, il existe aux Etats-Unis des mesures de surveillance des autorités américaines qui permettent de manière générale de stocker toutes les données personnelles de toutes les personnes dont les données ont été transmises de la Suisse vers les Etats-Unis. En outre, nous attirons votre attention sur le fait qu’il n’existe pas aux États-Unis, pour les personnes concernées de Suisse, de voies de recours suffisantes vous permettant d’accéder aux données vous concernant et d’en obtenir la rectification ou la suppression, ou qu’il n’existe pas de protection juridique efficace contre les droits d’accès généraux des autorités américaines. Nous attirons explicitement votre attention sur cette situation juridique et factuelle afin de vous permettre de prendre une décision en connaissance de cause quant au consentement à l’utilisation de vos données personnelles dans un cas donné.

Cela vaut en particulier pour les traitements de données auxquels nous faisons référence dans la présente déclaration de protection des données, lorsque le destinataire des données personnelles a son siège aux États-Unis et que le traitement des données est régi par les déclarations de protection des données du destinataire.

6. Combien de temps traitons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que l’exigent nos objectifs de traitement, les délais de conservation légaux (par ex. pour des raisons fiscales ou comptables) et nos intérêts légitimes ou que la conservation est techniquement nécessaire. Nous pouvons avoir un intérêt légitime à traiter vos données personnelles, par exemple lorsque nous en avons besoin à des fins de preuve,
pour pouvoir faire valoir des droits ou nous en défendre (p. ex. en cas de litige) ou lorsque nous conservons vos données personnelles à des fins d’archivage ou pour garantir la sécurité informatique. Une conservation peut s’avérer nécessaire pour des raisons techniques, lorsque certaines données personnelles ne peuvent pas être séparées d’autres données et que nous devons donc les conserver avec celles-ci (p. ex. dans le cas de sauvegardes). En principe, les délais de conservation suivants s’appliquent par exemple chez nous, bien que nous puissions y déroger dans certains cas :
  • les fichiers journaux du serveur que vous transmettez automatiquement en utilisant notre site web à des fins d’affichage, d’exploitation et de garantie du bon fonctionnement du site web sont supprimés dans un délai de trois à six mois ;
  • les données personnelles que vous nous avez transmises dans le cadre d’un compte d’utilisateur sont en principe conservées chez nous jusqu’à ce que vous supprimiez vous-même les données (y compris le compte d’utilisateur), que vous nous demandiez de les supprimer, que vous révoquiez votre consentement à l’enregistrement ou que le but de l’enregistrement des données ait disparu (par ex. après le traitement de votre demande).
  • données relatives aux clients et aux partenaires commerciaux : les données contractuelles et les données de base des partenaires contractuels (y compris les documents commerciaux et les communications) sont en principe conservées pendant 10 ans à compter de la dernière activité contractuelle ou de la fin du contrat, comme le prescrit la loi ;
  • données relatives aux créanciers : sont conservées pendant 10 ans à compter de la collecte des données personnelles ;
  • les données personnelles figurant dans les listes d’envoi de la newsletter sont supprimées 3 mois après l’envoi de la newsletter, à l’exception des informations dont nous avons besoin pour gérer l’envoi d’une newsletter (p. ex. désinscription de l’envoi de la newsletter) ;

Si aucune obligation légale ou contractuelle ne s’y oppose, nous supprimons ou rendons anonymes vos données personnelles à l’expiration de la durée de stockage ou de traitement dans le cadre de nos procédures habituelles.

7. Liens externes

Veuillez noter que si vous cliquez sur le lien d’un site tiers (p. ex. SSM – Syndicat suisse des mass media, etc.), vous serez redirigé vers un site que nous ne contrôlons pas et notre déclaration de confidentialité ne sera plus applicable. Votre navigation et votre interaction sur un autre site web sont soumises aux conditions d’utilisation ainsi qu’aux politiques de confidentialité et aux avis de ces sites web tiers. En outre, nous ne pouvons pas non plus garantir l’exactitude et l’actualité de ces liens.

Nous vous recommandons de lire attentivement les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité et avis des autres sites web avant de transmettre des données personnelles via ce site web. Nous ne sommes pas responsables du contenu des informations figurant sur ces sites web tiers.

8. Sécurité des données et communication par e-mail

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, la modification, l’utilisation non autorisée, la divulgation ou l’accès involontaires ou illégaux.

Malheureusement, la transmission de données personnelles par Internet ou par e-mail n’est pas totalement sûre. Bien que nous prenions des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos données personnelles transmises à notre site web ou par e-mail ; toute transmission se fait à vos propres risques. C’est pourquoi nous attirons votre attention sur le fait que les messages électroniques contenant des données personnelles sensibles ne doivent pas être envoyés en clair, car vous risquez sinon de ne pas bénéficier d’une sécurité et d’une confidentialité suffisantes sur Internet. En outre, vous êtes toujours libre de nous transmettre vos données personnelles par d’autres moyens.

9. Quels sont vos droits

Vous pouvez en principe nous demander de vous indiquer si des données personnelles vous concernant sont traitées. En outre, vous avez le droit d’exiger la rectification, la destruction (suppression) ou la limitation des données personnelles vous concernant, ainsi que de vous opposer au traitement de vos données personnelles.  Si le traitement repose sur votre consentement ou sur nos intérêts légitimes, vous pouvez à tout moment révoquer votre consentement ou vous opposer à ce traitement. Dans certains cas, vous avez ensuite le droit d’exiger la remise de vos données personnelles dans un format électronique courant ou de les faire transférer à un autre responsable afin de permettre une utilisation ultérieure des données personnelles (droit à la remise ou au transfert des données). Ces droits existent dans la mesure où aucune loi (p. ex. obligations de conservation) ou nos propres intérêts légitimes ne s’opposent à la demande (p. ex. pour protéger des tiers ou des secrets commerciaux ou pour faire valoir, exercer et défendre des droits juridiques).

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données personnelles ou avec vos droits en la matière, veuillez-nous le faire savoir.

Si vous souhaitez exercer vos droits à notre égard en ce qui concerne vos données personnelles, veuillez nous contacter par écrit à l’adresse suivante : Swissdox AG, Protection des données, Badenerstrasse 678, 8048 Zürich ou par e-mail à contactATswissdox.ch. Afin d’éviter les abus, nous devons pouvoir vous identifier. Dans ce cas, nous nous réservons le droit de demander une copie d’une pièce d’identité valable.
Vous pouvez faire valoir tous vos droits en nous contactant par e-mail à l’adresse contactATswissdox.ch. Si nous refusons votre demande ou si vous n’êtes pas satisfait de notre traitement, vous avez également le droit de déposer une plainte et d’exercer un recours auprès de l’autorité de surveillance compétente. Vous pouvez contacter l’autorité de surveillance suisse ici :
https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/der-edoeb/kontakt/adresse.html.
Vous trouverez une liste des autorités de l’Espace économique européen ici :
https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_de.

10. Modifications et acceptation de la présente politique de confidentialité

Swissdox adapte les présentes dispositions relatives à la protection des données à des besoins nouveaux ou changeants. La nouvelle version sera mise à votre disposition sur notre site Internet. Les dispositions actuelles de protection des données publiées par nos soins sur ce site Internet s’appliquent.

Zurich, le 6 octobre 2025, version 2.1