Datenschutzerklärung

Stand 6. Oktober 2025 / Version 2.1

Liebe Kundin, lieber Kunde

Der Schutz Ihrer Personendaten (nachfolgend «Personendaten») ist der Swissdox AG (nachfolgend «Swissdox», «wir» oder «uns») wichtig. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir Ihnen, welche Personendaten Swissdox über die Websites www.swissdox.ch, www.essentials.swissdox.ch und www.pro.swissdox.ch (nachfolgend «die Website») oder auf andere Weise, erhebt, für welche Zwecke sie bearbeitet werden, an wen sie allenfalls weitergegeben werden, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie im Zusammenhang mit der Nutzung Ihrer Personendaten haben. Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dies sind zum Beispiel Ihr Vorname und Name, Postadresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer und ähnliche Angaben. Das Bearbeiten umfasst jeden Umgang mit Ihren Personendaten. Dies bedeutet unter anderem das Beschaffen, die Anonymisierung, Speicherung, Verwaltung, Nutzung, Übermittlung, Bekanntgabe oder Löschung Ihrer Personendaten.

Swissdox bearbeitet die Personendaten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Gesetzen und Verordnungen der Schweiz und – sofern und soweit im Einzelfall anwendbar – der Europäischen Union (auf Grundlage der EU Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) und stellt die Richtigkeit, Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten sicher. Diese Datenschutzerklärung gilt, soweit die Verarbeitungstätigkeiten nicht anderen Datenschutzerklärungen unterliegen oder durch geltendes Recht vorgesehen sind. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch. Mit der Nutzung dieser Webseite und unserer Applikation akzeptieren Sie die hier vorliegende Datenschutzerklärung. Bitte beachten Sie, dass Swissdox diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpasst. Bitte lesen Sie sie in regelmässigen Abständen wieder. Das jeweilige Aktualisierungsdatum finden Sie am Anfang dieser Datenschutzerklärung.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer ist verantwortlich für Ihre Personendaten und Kontaktangaben

Der Verantwortliche für die Bearbeitung der Personendaten gemäss dieser Datenschutzerklärung ist:
Swissdox AG, Badenerstrasse 678, 8048 Zürich, Telefon: +41 43 288 30 80,
E-Mail: contactATswissdox.ch

Swissdox als datenschutzrechtlicher Verantwortlicher legt fest, ob, zu welchen Zwecken und wie Personendaten bearbeitet werden. Die Swissdox AG ist eine Aktiengesellschaft, die 2002 als 100%-Tochtergesellschaft der SMD Schweizer Mediendatenbank AG gegründet worden ist. Ihre Aufgabe besteht im Betrieb einer Online-Mediendatenbank, dem Führen eines Medienarchivs und dem Erschliessen der Bestände für die Recherche. Inhaltlich zielt Swissdox auf eine möglichst breite Abdeckung der Schweizer Medienlandschaft, einen schnellen Zugang und eine benutzerfreundliche Bedienung. Die Dienste von Swissdox werden im Schul- und Lehrbereich ab Sekundarstufe II, im Forschungsbereich an Universitäten und Hochschulen, und im kommerziellen Bereich für Unternehmen und interessierte Privatpersonen zur Verfügung gestellt. Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder der Bearbeitung Ihrer Personendaten haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an contactATswissdox.ch. Es steht Ihnen auch offen, uns einen Brief an folgende Adresse zu schreiben: Swissdox AG, Datenschutz, Badenerstrasse 678, 8048 Zürich.

2. Welche Personendaten bearbeitet Swissdox für welche Zwecke?

Wir erheben über unsere Website oder auf andere Weise folgende Personendaten:

2.1 Automatisch übermittelte Informationen durch Nutzung der Webseite

Swissdox erhebt und speichert Personendaten, die Ihr Browser uns beim Besuch unserer Website automatisch in „Server-Log-Dateien“ übermittelt. Diese können die folgenden Personendaten beinhalten:
  • Browsertyp und Browser-Version;
  • Verwendete Betriebssysteme;
  • Referrer URL (die zuvor besuchte Website);
  • Hostname des zugreifenden Rechners;
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage;
  • Internet Protokoll-Adresse (IP-Adresse);
  • Übertragene Datenmenge;
  • Sonstige ähnliche Personendaten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unserer IT-Systeme dienen.
Eine Zusammenführung dieser Personendaten mit Personendaten aus anderen Quellen wird nicht vorgenommen. Sie werden bei uns kurzfristig gespeichert bis sie nach einer Dauer von drei Tagen automatisch gelöscht werden. Wir werden diese Personendaten für den sicheren Betrieb und Verwaltung unserer Website oder für die rechtmässigen Zwecke bearbeiten, die sich aus den Umständen ergeben. Dies kann folgende Zwecke umfassen:
  • zur Herstellung einer Verbindung mit unserem Server;
  •  zur Gewährleistung von Stabilität und ununterbrochener Systemsicherheit;
  • zum Schutz und Sicherheit unserer Systeme, und
  • zu statistischen Zwecken im Falle von Angriffen auf die Netzwerkinfrastruktur, auf der die Website zur Verfügung gestellt wird.
Die Datenbearbeitung erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen für die erwähnten Zwecke zur ordnungsgemässen und sicheren Funktion und Verwaltung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie Ihrer Einwilligung, unsere Website zu nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

2.2 Personendaten, die durch Kommunikation mit uns erhoben werden

Wir erfassen Personendaten, die Sie uns über die Website oder anderweitig durch das Senden einer Nachricht an unsere Kontakt-Adresse, bspw. per E-Mail, Brief, Telefon oder über ein anderes Kommunikationsmedium, mitteilen. Dies kann folgende Personendaten umfassen:
  • Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Arbeitgeber, Ihre Position, IP-Adresse, weitere Informationen über Sie;
  • Ihre Mitteilung oder Ihre Anfrage.

Die Mitteilung dieser Personendaten erfolgt stets freiwillig, auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines möglichen zukünftigen Vertragsverhältnisses mit uns. Bitte beachten Sie, dass wir ohne die Bereitstellung der nötigen Personendaten, Sie nicht oder nicht in der gewünschten und erforderlichen Qualität beraten können.

Wir werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Personendaten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage verwenden, oder für die rechtmässigen Zwecke bearbeiten, die sich aus den Umständen ergeben. Dies kann folgende Zwecke umfassen:
  • Um Ihre Fragen oder Wünsche zu unseren Dienstleistungen bestmöglich zu beantworten, Ihnen Fragen zu stellen und zusätzliche, auf Ihre Anfrage hin oder Ihre Interessen zugeschnittene Informationen im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen zu geben;
  • Um mit Ihnen zu kommunizieren (z.B. über unsere Dienstleistungen) und Ihnen die bestmöglichen Informationen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns vor, während oder nach Beendigung eines Vertrages benötigen;
  • Zur Einhaltung gesetzlicher oder anderer regulatorischer Anforderungen und interner Vorschriften;
  • Zur Begründung, Ausübung und/oder Abwehr tatsächlicher oder potenzieller Rechtsansprüche, Untersuchungen oder ähnlicher Verfahren;
  • Für andere rechtmässige Zwecke, wenn sich diese Bearbeitung aus den Umständen ergibt oder zum Zeitpunkt der Erhebung angegeben war.

2.3 Registrierung, Einloggen und Nutzung der Swissdox-Online-Mediendatenbank

Dort, wo unser Produkt Swissdox essentials eingesetzt wird, sprich im Schul- und Lehrbereich ab Sekundarstufe II sowie im Forschungsbereich an Universitäten und Hochschulen, kann über registrierte IP-Ranges vor Ort anonym ohne explizites Login auf die Swissdox Online-Mediendatenbank zugegriffen werden. Alternativ dazu kann der Zugriff auf Wunsch auch über Single-Sign-On-Verfahren von edulog, Switch (edu-id), digithek.ch oder einem individuellen Proxy-Zugriffsverfahren erfolgen. In diesen Fällen werden folgende Personendaten übermittelt: Name, Vorname, E-Mail, Organisationszugehörigkeit, technischer Indikator. Bei Erstellung des Benutzerkontos werden Name, Vorname und E-Mail nach Eingang automatisiert mit dem technischen Indikator überschrieben und anonymisiert gespeichert, falls die zugreifende Organisation dies so vorsieht. Für die Produkte Swissdox pro und Swissdox academy wird ein persönliches Benutzerkonto angelegt. Das Benutzerkonto kann folgende Personendaten umfassen: Benutzername, Organisation (= Zuweisung zu einer von Ihrer Swissdox-Administration festgelegten internen Organisationseinheit), Rolle (= Benutzer, Administrator, Super-Administrator), E-Mail, Vorname, Nachname, Sprache (= Defaultsprache für die Benutzeroberfläche), Ablaufdatum des Benutzerkontos, sofern bereits bekannt. Wenn Ihr persönliches Benutzerkonto eröffnet wurde, müssen Sie sich jeweils in der Swissdox-Online-Mediendatenbank einloggen. Hierbei benötigen wir Ihre Zugangsdaten, was folgende Personendaten umfassen kann: Benutzername, Passwort. Die Mitteilung dieser Personendaten erfolgt stets freiwillig, auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrages, zur Erfüllung der von Ihnen angeforderten Leistungen. Bitte beachten Sie, dass ohne die Bereitstellung dieser Informationen, die angeforderte Leistung, für die, die Informationen benötigt werden, nicht oder nicht in der gewünschten Qualität erbracht werden kann. Wir werden die von Ihnen erhobenen Informationen verwenden, um die von Ihnen angeforderten Leistungen bestmöglich zu erbringen, was folgende Zwecke umfassen kann:
  • Zur Verwaltung Ihrer ID- und Adressdaten;
  • Zur Zugangsgewährung und Nutzung der Online-Mediendatenbank;
  • Um mit Ihnen zu kommunizieren (z.B. über unsere Dienstleistungen) und Ihnen die bestmöglichen Informationen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns vor, während oder nach Beendigung eines Vertrages benötigen;
  • Für die Abwicklung der Zahlung unserer Dienstleistungen, z.B. für ein gelöstes Abonnement oder für unsere Beratungstätigkeit;
  • Zur Abwicklung und Verwaltung des Ihnen zustehenden Newsletters;
  • Für statistische und analytische Zwecke zur Entwicklung neuer und/oder Verbesserung bestehender Produkte und Dienstleistungen;
  • Zur Erstellung Ihrer Kaufhistorie, damit Sie Ihre gekauften Artikel jederzeit einsehen können;
  • Zur Einhaltung gesetzlicher oder anderer regulatorischer Anforderungen und interner Vorschriften;
  • Zur Begründung, Ausübung und/oder Abwehr tatsächlicher oder potenzieller Rechtsansprüche, Untersuchungen oder ähnlicher Verfahren;
  • Für andere rechtmässige Zwecke, wenn sich diese Bearbeitung aus den Umständen ergibt oder zum Zeitpunkt der Erhebung angegeben war.
Diese Zwecke bilden die Rechtsgrundlage für unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), um Ihnen einen optimalen Service anzubieten oder für die Begründung und Durchführung eines Vertrages mit Ihnen bzw. Ihrer Partnerverlage oder Partnerverbände (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.4 Abrechnung gemäss Nutzung der Swissdox-Online-Mediendatenbank

Swissdox kennt verschiedene Abrechnungsarten gemäss gewähltem Abonnement-Paket. Diese sind zeitlich begrenzt und beinhalten eine unterschiedliche Anzahl inbegriffene Visualisierungen.
  • Für das Produkt Swissdox essentials werden anonymisiert ausschliesslich für Statistikzwecke technische Logdaten aggregiert und den Vertragspartnern zur Verfügung gestellt. Diese beinhalten keine Personendaten.
  • Für die Produkte Swissdox academy und Swissdox pro erheben wir in diesem Zusammenhang technische Logdaten, die wir aggregieren, und weitere Personendaten, die wir als Grundlage für die Rechnungstellung verwenden, was folgende Personendaten umfassen kann:
    • Technische Logdaten: Quellenbesitzer, Organisationseinheit, die eine Quelle bezieht, Vornamen, Namen, Benutzername, Quellennamen, Zugriffsdatum, Quellenformat, Abfrage- bzw. Zugriffsart, Anzahl Zugriffe.
    • Weitere Personendaten: Vornamen und Namen der Kontaktperson, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Sprache, Organisations- oder Verbandszugehörigkeit.
Wir werden die von Ihnen erhobenen Informationen verwenden, um die von Ihnen angeforderten Leistungen bestmöglich zu erbringen, was folgende Zwecke umfassen kann:
  • Für die Rechnungstellung;
  • Für die Zahlungsabwicklung und Durchsetzung;
  • Für statistische und analytische Zwecke zur Entwicklung neuer und/oder Verbesserung bestehender Produkte und Dienstleistungen;
  • Zur Erstellung Ihrer Kaufhistorie, damit Sie Ihre gekauften Artikel jederzeit einsehen können;
  • Zur Einhaltung gesetzlicher oder anderer regulatorischer Anforderungen und interner Vorschriften;
  • Zur Begründung, Ausübung und/oder Abwehr tatsächlicher oder potenzieller Rechtsansprüche, Untersuchungen oder ähnlicher Verfahren;
  • Für andere rechtmässige Zwecke, wenn sich diese Bearbeitung aus den Umständen ergibt oder zum Zeitpunkt der Erhebung angegeben war.
Diese Zwecke bilden die Rechtsgrundlage für unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), um Ihnen einen optimalen Service anzubieten oder für die Begründung und Durchführung eines Vertrages mit unseren Partnerverlage und Partnerverbände (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Ihnen die Nutzung unserer Online-Mediendatenbank ermöglichen.

2.5 Newsletter und andere E-Mail-Kommunikation für Werbezwecke

Benutzerinnen und Benutzer des Produkts Swissdox essentials erhalten keinen Newsletter und keine E-Mail-Kommunikation von uns für Werbezwecke. Als Benutzerin oder Benutzer von Swissdox academy oder pro haben Sie Anrecht auf unseren Informations-Newsletter mit verschiedenen Informationen zu verschiedenen Themen (z.B. Tipps und Tricks, neue Funktionalitäten), die für Sie von Interesse sein könnten. Für den Erhalt des Newsletters sind Sie automatisch angemeldet. Für den Versand des Newsletters, verwenden wir die folgenden Personendaten von Ihnen: Namen, Vornamen und E-Mail-Adresse.

Für den Versand unserer Newsletters werden die dafür benötigten Personendaten im bexio-Plugin Swiss Newsletter der mailXpert GmbH, Schulstrasse 37, 8050 Zürich, Schweiz erfasst. Darüber hinaus verwendet das Newsletter-Tool Swiss Newsletter Pixel-Tags, um weitere Informationen für statistische Zwecke zu liefern (z.B. ob und wann der Newsletter geöffnet wurde). Sie können dieser Bearbeitung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit im jeweiligen Newsletter selbst widersprechen, indem Sie auf den Abmelde-Link am Ende des Newsletters klicken oder uns direkt per E-Mail an contactATswissdox.ch kontaktieren. Wir werden Ihren Wunsch entsprechend bei uns hinterlegen. Ebenfalls bitten wir Sie uns per E-Mail an contactATswissdox.ch zu kontaktieren, falls Sie unseren Newsletter wünschen und diesen bis heute nicht erhalten haben.

2.6 Cookies

Unsere Webseiten verwenden Cookies, um die Seitennutzung zu verbessern und den Nutzern bestmögliche Dienstleistungen zur Verfügung stellen zu können. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Webseiten auf Ihrem Computer dauerhaft oder temporär gespeichert werden. In Ihrem Browser können Sie Cookies in den Einstellungen jederzeit ganz oder teilweise deaktivieren. Bei deaktivierten Cookies stehen Ihnen allenfalls nicht mehr alle Funktionen unserer Webseiten zur Verfügung.
  • Auf www.pro.swissdox.ch und www.essentials.swissdox.ch verwenden wir keine Werbecookies, keine Tracking-Cookies und keine Third-Party-Cookies, sondern nur die technisch notwendigen Cookies, um die Seitennutzung zu ermöglichen.
  • Auf unserer Unternehmenswebseite www.swissdox.ch verwenden wir technisch notwendige Cookies, Statistik-Cookies und Cookies zur Einbindung von externen Inhalten. In den Cookie-Einstellungen unter www.swissdox.ch können Sie mehr zu den verwendeten Cookies erfahren und bei Bedarf die Speicherung von nicht-essentiellen Cookies ablehnen.

2.7 Personendaten, die wir von Angestellten von Geschäftspartnern, Behörden oder anderen Organisationen erheben

Wir erheben und bearbeiten Personendaten von Ihnen, wenn Sie als Mitarbeiter eines Geschäftspartners, einer Behörde, einer Institution oder einer anderen Organisation (nachfolgend „Mitarbeiter einer Organisation“ genannt) per E-Mail, telefonisch, per Briefpost, oder in sonstiger Weise im Zusammenhang mit der Erfüllung eines Vertrags mit der Organisation, mit einem Kunden oder zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten handeln. Dies kann folgende Personendaten umfassen:
  • Persönliche Geschäftsdaten von Ihnen: Name, Vorname, Arbeitgeber, Position, Geschäftsadresse, Geschäfts-E-Mail-Adresse, Geschäfts-Telefonnummer, IP-Adresse, Foto, weitere Personendaten über Sie als Mitarbeiter der Organisation;
  • Die Kommunikation und Korrespondenz mit dem Mitarbeiter der Organisation.
Wir benötigen diese Personendaten für die ordnungsgemässe Begründung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder für die Erfüllung von gesetzlichen Pflichten und Rechten. Ohne diese Personendaten sind wir in der Regel nicht in der Lage, unsere vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen in der gewünschten Qualität zu erbringen oder unsere Pflichten einzuhalten oder unsere Rechte durchzusetzen. Wir verwenden die vom Mitarbeiter der Organisation gesammelten Personendaten, um unsere Vertragspflichten und -leistungen sowie unsere gesetzlichen Pflichten nachzukommen, was folgende Zwecke umfassen kann:
  • Um unseren vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Organisationen, Kunden und Klienten nachzukommen;
  • Für Kommunikationszwecke;
  • Um den Organisationen zu ermöglichen, ihre Aufgaben zu erfüllen;
  • Zur Einhaltung gesetzlicher oder sonstiger behördlicher Auflagen und interner Vorschriften;
  • Um tatsächliche oder potenzielle Rechtsansprüche, Untersuchungen oder ähnliche Verfahren zu begründen, auszuüben und/oder zu verteidigen;
  • Für andere rechtmässige Zwecke, sofern sich diese Bearbeitung aus den Umständen ergibt oder zum Zeitpunkt der Erhebung angegeben wurde.

2.8 Personendaten, die wir im Rahmen einer Bewerbung erheben

Wir erfassen und generieren Personendaten, die Sie uns aktiv und freiwillig, mit Ihrer Einwilligung und/oder im Vorfeld eines möglichen Arbeitsvertragsabschlusses mit uns durch das Senden Ihrer Bewerbungsunterlagen über unsere Kontakt-E-Mail-Adresse, per Telefon oder auf andere Weise mitteilen. Dies kann folgende Personendaten umfassen:
  • Personendaten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen wie Anrede, Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Zivilstand, Foto, Sprache, CV, Qualifikationen, Arbeitszeugnisse, Schulabschlüsse, Ausbildungen, Weiterbildungen, Erfahrungen, Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten, weitere Informationen über Sie;
  • Personendaten, die wir im Laufe unseres Vorstellungsgesprächs und Beurteilungsverfahrens gesammelt haben;
  • Öffentlich zugängliche berufliche Personendaten über Sie, die in geschäftlichen und beschäftigungsbezogenen sozialen Netzwerken veröffentlicht werden („z. B. LinkedIn oder XING“).

Wir bearbeiten diese Personendaten für folgende Zwecke:

  • Um Ihre Bewerbung zu bearbeiten;
  • Um Qualifikationen und persönliche Erfahrungen zu bewerten;
  • Um Ihnen Informationen zu Ihrer Bewerbung zukommen zu lassen und um Ihre Bewerbung so unterstützend und effektiv wie möglich zu gestalten;
  • Um von Ihnen angegebene Referenzen Dritter zu kontaktieren, um Ihre bisherigen Leistungen zu bewerten, sofern Sie dem zustimmen.
Nach Abschluss des Bewerberauswahlverfahrens werden Ihre Bewerbungsdaten innerhalb von drei Monaten zurückgeschickt oder gelöscht, wenn Sie im Bewerberauswahlverfahren nicht erfolgreich waren.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage bearbeiten wir Personendaten über Sie

Die Verarbeitung Ihrer Personendaten kann auf den folgenden rechtlichen Grundlagen beruhen:
  • Ihre Einwilligung, nur wenn sie jederzeit widerrufen werden kann (z.B. Spendenaufrufe) (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
  • Für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder für die Absicht, einen Vertrag mit Ihnen abzuschliessen (z.B. im Rahmen einer Anfrage oder Nutzung der Swissdox-Online-Mediendatenbank) (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
  • Um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen (z.B. aus steuerlichen Gründen oder zum Zwecke von gerichtlichen Untersuchungen oder Verfahren) (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); oder
  • Zum Zwecke unserer berechtigten Interessen, z.B. zur Aufrechterhaltung und Verbesserung unserer internen Geschäftsverwaltung, Organisation, Betrieb, Schutz von Systemen und Räumlichkeiten, Verhinderung von Betrug und anderen Straftaten, zur Gewährleistung eines effektiven, effizienten, sicheren und harmonisierten Dienstes, zur Einhaltung gesetzlicher oder sonstiger regulatorischer Anforderungen und interner Vorschriften sowie zur Begründung, Ausübung und/oder Verteidigung tatsächlicher oder potenzieller Rechtsansprüche, Untersuchungen oder ähnlicher Verfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wenn die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder unseren berechtigten Interessen beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen oder dieser Verarbeitung widersprechen, indem Sie sich direkt an uns per E-Mail an contactATswissdox.ch wenden. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Widerruf Ihrer Einwilligung die Rechtmässigkeit der Verarbeitung vor Ihrem Widerruf nicht berührt.

4. An wen geben wir Ihre Personendaten weiter

Wir ergreifen angemessene Massnahmen, um sicherzustellen, dass nur unser berechtigtes Personal, das über die notwendigen Kenntnisse verfügt, Zugang zu Ihren Personendaten hat, um die Zwecke zu erfüllen, für die Ihre Personendaten erhoben wurden. Wir können Ihre Personendaten gemäss den oben beschriebenen Zwecken und Rechtsgrundlagen der Bearbeitung an die folgenden möglichen Kategorien von Empfängern weitergeben:
  • Dienstleistungserbringer, welche die Personendaten im Auftrag und auf Anweisung von uns bearbeiten (sog. Auftragsbearbeiter, wie z.B. Anbieter von IT-Dienstleistungen im Bereich Kommunikation, Hosting und Support (z.B. unsere Swissdox-Applikation, welche bei der Phoenix Technologies AG und ihrer Tochtergesellschaften, in Pfäffikon, Schweiz gehostet und betreut wird), Buchhalter (z.B. durch die Nutzung der Buchhaltungssoftware Bexio AG für die Rechnungstellung, in Rapperswil, Schweiz) und Agenturen oder andere Organisationen, die bei der Durchführung oder Organisation von Veranstaltungen und Seminaren involviert sind);
  • Unsere Verlagspartner und Verlagsverbände;
  • Lieferanten, Versicherungen, Banken und andere Finanzinstitute;
  • Unsere Geschäftspartner und Hilfspersonen (z.B. beigezogene Anwälte, Berater und andere Fachspezialisten);
  • Andere Unternehmungen der Gruppe (z.B. SMD Schweizer Mediendatenbank AG, Schweiz.;
  • Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftseinheiten, Unternehmen oder anderen Teilen der Gruppe;
  • Verwaltungsbehörden, Gerichte und andere zuständige Behörden;
  • Andere Parteien in möglichen oder tatsächlichen Gerichtsverfahren;
Wir wählen unsere Partner und Auftragsbearbeiter sorgfältig aus und nur bei Gewährleistung angemessener Garantien, dass sie über geeignete technische und organisatorische Massnahmen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen verfügen. Zudem stellen wir vertraglich sicher, dass unsere Auftragsbearbeiter Ihre Personendaten nur so bearbeiten, wie wir das tun dürfen. Darüber hinaus dürfen unsere Auftragsbearbeiter Personendaten nur auf dokumentierte Anweisung von uns bearbeiten. Sie alle unterliegen Vertraulichkeitserfordernissen und dürfen Ihre Personendaten nur insoweit verwenden, als dies zur Erfüllung des Zwecks, für den Ihre Personendaten erhoben wurden, erforderlich ist, oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

5. Übermittlung von Personendaten ins Ausland

Die von uns erhobenen Personendaten werden durch uns in der Schweiz bearbeitet und gespeichert. Sofern es vertraglich oder gesetzlich nötig ist oder Sie dies wünschen, können wir Ihre Personendaten auch an Standorten ausserhalb der Schweiz, z.B. in Länder, wo sich unsere Geschäftspartner, Hilfspersonen, Behörden und andere Stellen befinden, übermitteln, speichern und bearbeiten. Datenübermittlungen in Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gelten als sicher, da sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Wenn Personendaten an Länder weitergegeben werden, die kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten (wie bspw. USA), sorgen wir für einen angemessenen Datenschutz, indem wir geeignete Garantien treffen, wie bspw. vertragliche Garantien (z.B. auf der Grundlage von EU-Standardklauseln), oder die Übermittlung von Personendaten erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Zustimmung (z.B. Videobesprechungen und -konferenzen), im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder im Zusammenhang mit der Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Mit den vertraglichen Vorkehrungen kann der schwächere oder fehlende gesetzliche Schutz teilweise ausgeglichen werden, allerdings können nicht sämtliche Risiken eliminiert werden (z.B. staatliche Zugriffe im Ausland, vgl. nächster Abschnitt). Weitere Informationen über unsere angemessenen Sicherheitsvorkehrungen können Sie anfordern, indem Sie uns per E-Mail an contactATswissdox.ch kontaktieren.

Aus Gründen der Vollständigkeit weisen wir darauf hin, dass die USA aus Sicht der Schweiz nicht über ein ausreichendes Datenschutzniveau verfügt. So bestehen in den USA Überwachungsmassnahmen von US-Behörden, die generell die Speicherung aller Personendaten sämtlicher Personen, deren Daten aus der Schweiz in die USA übermittelt wurden, ermöglicht. Ausserdem weisen wir darauf hin, dass in den USA für die betroffenen Personen aus der Schweiz keine genügenden Rechtsbehelfe vorliegen, die es Ihnen erlauben, Zugang zu den Sie betreffenden Daten zu erhalten und deren Berichtigung oder Löschung zu erwirken, bzw. kein wirksamer gerichtlicher Rechtsschutz gegen generelle Zugriffsrechte von US-Behörden vorliegt. Wir weisen Sie explizit auf diese Rechts- und Sachlage hin, um eine entsprechend informierte Entscheidung zur Einwilligung im gegebenen Fall in die Verwendung Ihrer Personendaten zu ermöglichen. Dies gilt insbesondere für Datenbearbeitungen, auf denen wir in dieser Datenschutzerklärung verweisen, bei denen der Empfänger der Personendaten seinen Sitz in den USA hat und die Datenbearbeitung sich nach den Datenschutzerklärungen des Empfängers richtet.

6. Wie lange bearbeiten wir Ihre Personendaten

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. aus steuerlichen oder buchhalterischen Gründen) und unsere berechtigten Interessen verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Ein berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Personendaten können wir beispielsweise dann haben, wenn wir diese zu Beweiszwecken benötigen, um Ansprüche durchsetzen oder abwehren zu können (z.B. im Rechtsstreit) oder wenn wir Ihre Personendaten zu Archivierungszwecken oder zur Gewährleistung der IT-Sicherheit aufbewahren. Technisch bedingt kann eine Aufbewahrung sein, wenn sich bestimmte Personendaten nicht von anderen Daten trennen lassen und wir sie daher mit diesen aufbewahren müssen (z.B. im Falle von Backups). Grundsätzlich gelten bei uns zum Beispiel folgende Aufbewahrungsfristen, wobei wir in Einzelfällen davon abweichen können:
  • Die von Ihnen durch die Nutzung unserer Website automatisch übermittelten Server-Log-Files zwecks Anzeige, Betrieb und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website werden innerhalb von drei bis sechs Monaten gelöscht;
  • Die von Ihnen an uns übermittelten Personendaten im Zusammenhang mit einem Benutzerkonto werden grundsätzlich bei uns so lange aufbewahrt, bis sie die Daten (inkl. Benutzerkonto) selbst löschen, Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfallen ist (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage).
  • Kunden- und Geschäftspartnerdaten: Vertrags- und Stammdaten von Vertragspartnern (inkl. Geschäftsunterlagen und Mitteilungen) werden grundsätzlich wie gesetzlich vorgeschrieben 10 Jahre ab der letzten Vertragsaktivität bzw. ab Vertragsende aufbewahrt;
  • Kreditorendaten: werden 10 Jahre ab Erhebung der Personendaten aufbewahrt;
  • Personendaten in Newsletterversandlisten werden 3 Monate nach Versand des Newsletters gelöscht, mit Ausnahme von Informationen, die wir für die Steuerung der Zusendung eines Newsletters benötigen (z.B. Abmeldung vom Newsletterversand);
Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

7. Externe Links

Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie auf den Link zu einer Website eines Drittanbieters klicken (z.B. SSM – Schweizer Syndikat Medienschaffender etc.), zu einer Website weitergeleitet werden, die wir nicht kontrollieren, und unsere Datenschutzerklärung nicht mehr anwendbar ist. Ihr Surfen und die Interaktion auf einer anderen Website unterliegt den Nutzungsbedingungen und den Datenschutzrichtlinien und Hinweisen dieser Webseiten Dritter. Darüber hinaus können wir auch nicht die Korrektheit und Aktualität dieser Links garantieren. Wir empfehlen Ihnen, die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinien und Hinweise anderer Webseiten sorgfältig zu lesen, bevor Sie Personendaten über diese Website übermitteln. Wir sind nicht verantwortlich oder haftbar für den Informationsgehalt auf solchen Webseiten Dritter.

8. Datensicherheit und E-Mail-Kommunikation

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbeabsichtigter oder unrechtmässiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unberechtigter Verwendung, Offenlegung oder Zugriff zu schützen.
Leider ist die Übertragung von Personendaten über das Internet oder per E-Mail nicht ganz sicher. Obwohl wir angemessene Sicherheitsmassnahmen treffen, um Ihre Personendaten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer an unsere Website oder per E-Mail übermittelten Personendaten nicht garantieren; jede Übertragung erfolgt auf Ihr eigenes Risiko. Aus diesem Grund weisen wir Sie darauf hin, dass E-Mail-Mitteilungen, die sensitive Personendaten beinhalten, nicht unverschlüsselt versandt werden sollten, da Sie andernfalls das Risiko der fehlenden Sicherheit und der nicht gesicherten Vertraulichkeit im Internet eingehen. Zudem steht es Ihnen jederzeit frei, Ihre Personendaten auf anderem Wege an uns zu übermitteln.

9. Was sind Ihre Rechte

Sie können grundsätzlich von uns Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über Sie bearbeitet werden. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Berichtigung, Vernichtung (Löschung) oder Einschränkung der Personendaten über sich selbst zu verlangen sowie der Bearbeitung ihrer Personendaten zu widersprechen.  Sofern die Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung oder unseren berechtigten Interessen beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen oder dieser Bearbeitung widersprechen. In bestimmten Fällen haben Sie sodann das Recht, die Herausgabe Ihrer Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen oder diese an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen, um eine Weiterverwendung der Personendaten zu ermöglichen (Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung). Diese Rechte bestehen, sofern kein Gesetz (z.B. Aufbewahrungspflichten) oder eigene berechtigte Interessen dem Begehren entgegenstehen (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen oder zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen). Wenn Sie nicht einverstanden sind, wie wir mit Ihren Personendaten oder mit Ihren diesbezüglichen Rechten umgehen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Personendaten ausüben wollen, wenden Sie sich bitte schriftlich an folgende Adresse: Swissdox AG, Datenschutz, Badenerstrasse 678, 8048 Zürich oder per E-Mail an contactATswissdox.ch. Um Missbräuche zu verhindern, müssen wir Sie identifizieren können. Diesfalls behalten wir uns vor, eine Kopie eines gültigen Identitätsausweises einzufordern.
Sämtliche Rechte können Sie geltend machen, indem Sie uns über die E-Mail contactATswissdox.ch kontaktieren. Wenn wir Ihren Antrag ablehnen oder Sie mit unserer Bearbeitung nicht zufrieden sind, sind Sie auch berechtigt, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen und einen Rechtsbehelf einzulegen. Die Schweizer Aufsichtsbehörde erreichen Sie hier: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/der-edoeb/kontakt/adresse.html. Eine Liste der Behörden im Europäischen Wirtschaftsraum finden Sie hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_de.

10. Änderungen und Zustimmung zu diesen Datenschutzbestimmungen

Swissdox passt diese Datenschutzbestimmungen jeweils neuen oder sich ändernden Bedürfnissen an. Die jeweils neue Fassung wird Ihnen auf unserer Website zugänglich gemacht. Es gelten jeweils die aktuellen, auf dieser Webseite von uns veröffentlichten Datenschutzbestimmungen.
Zürich, 6. Oktober 2025, Version 2.1